一、行政处罚决定书应一律使用A4型纸
行政处罚决定书乃至包括行政执法所有的法律文书，首先应当属于公文的范畴。如属公文，就应该首先符合公文的标准。而且这个标准还是国家标准。国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准以替代GB/T9704—1988国家标准。新标准自2000年1月1日起实施。国标规定，公文用纸幅面规格为A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm,订口（左白边）为28mm±1mm,版心为156×225mm（不含页码）。未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字；双面印制；公文正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、××××”）；附件名称后不加标点符号。成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“○”。单一机关制发的公文（行政处罚决定书属单一机关制发）在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm—4mm，，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。特殊情况当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。以上所述标准均适用于行政处罚决定书的制作。
行政处罚决定书包括整个行政执法过程中所有的法律文书幅面规格都应统一采用A4型纸。这是维护行政执法严肃性的需要，是规范行政执法行为的需要，是统一行政执法文书及其规范化的需要，也是规范行政执法文书档案管理的需要。
二、行政处罚决定书眉首标识规则
GB/T9704—1999国家标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心为156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
行政处罚决定书应属公文中的特定格式。首页不设红色反线，可统一规定设黑色反线。发文机关标识和发文字号为眉首，还应加上正本、副本标识。
GB/T9704—1999国家标准规定，公文的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号（字的大小）由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。行政处罚决定书是公文的特定格式。发文机关标识应由作出该行政处罚决定的行政机关名称后加“行政处罚决定书”组成。但不可用红色标识（只能用黑色标识）。
GB/T9704—1999国家标准规定，机关公文发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。据此，行政处罚决定书发文字号也当由作出该行政处罚决定的行政机关代字、年份和序号组成。参照国标规定，发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居右空1字排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。要作统一规定的是作出行政处罚决定之行政机关的“代字”。
行政处罚决定书属法律文书，行文当不可用复印件。这里要讨论的是行政处罚决定书的份数。1份当主送当事人；归档要求2份；办案机关备查2份；属重大案件的要报上级主管机关备案2 份；还有移送管辖或指定管辖的又得2份；当事人提起行政复议的，要提交复议机关1份；提起行政诉讼的，要提交人民法院1份；最后申请法院强制执行的，也要提交人民法院1份；有罚款决定的，还得提交给罚没收入管理机关1份。以上共计需12份。印数多了，似乎又不严肃了。所以，送达当事人的与其他用途的应有区别，这就应加上正本、副本标识。推荐使用小标宋体字，字号为22mm×15mm。用蓝色标识。置于首页黑色反线下版心的右上角。送达当事人的为正本，其余为副本。以加盖印戳的方式完成。
三、行政处罚决定书正文内容的探讨
行政处罚决定书无标题。黑色反线下空2行，左侧空2字开始标识当事人姓名或者名称即为正文部分。主体部分制例已在综述GB/T9704—1999国家标准时作了介绍，下面仅就主体部分正文内容进行探讨。
《中华人民共和国行政处罚法》第三十四条规定，“执法人员当场作出行政处罚决定，应当向当事人出示执法证件，填写预定格式、编有号码的行政处罚决定书。”可见，预定格式的行政处罚决定书只适用于简易程序。《中华人民共和国行政处罚法》第三十九条规定，“行政机关依照本法第三十八条规定给予行政处罚，应当制作行政处罚决定书。”这就是说，一般程序不适用填写预定格式的行政处罚决定书，应当制作行政处罚决定书。第三十九条还规定，行政处罚决定书应当载明下列事项：（一）当事人的姓名或者名称、地址；（二）违反法律、法规或者规章的事实和证据；（三）行政处罚的种类和依据；（四）行政处罚的履行方式和期限；（五）不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；（六）作出行政处罚决定的行政机关名称和作出决定的日期。很显然这些就是行政处罚决定书正文最基本的内容。
当事人是自然人的，还应标识当事人的性别、年龄、民族等基本情况，以确保行政处罚对象的准确无误。事实和证据方面，要表述调查取证的方法、途径及证据的来源，事实与证据是否经过质证，当事人是否明确表示认可等情况。行政机关在作出行政处罚决定之前，是否告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据，是否告知当事人依法享有的权利，包括当事人有权进行陈述和申辩。行政机关是否充分听取了当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据是否进行了复核；当事人提出的事实、理由或者证据是否成立，成立的是否采纳等。对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚，行政机关是否集体讨论决定。行政机关作出责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚决定之前，是否告知当事人有要求举行听证的权利；当事人要求听证的，行政机关是否组织了听证，包括组织听证的情况等。这些都应作为行政处罚决定书正文的内容写进行政处罚决定书中去。也应当说，这些内容都是行政处罚决定书不可缺少的内容。行政处罚决定书的规范制作，就是对本案再进行一次全面审查的过程；特别是程序方面的最后把关。行政处罚决定书的制作，也就是对自立案到作出行政处罚决定整个办案过程的总结。其目的就在于确保调查取证的全面、客观和公正，确保依法行政，确保实施行政处罚的公平、公开、公正，确保程序合法。
四、行政处罚决定书的版记、页码
行政处罚决定书的版记无主题词。印发份数占1行位置，印发机关和印发时间占1行位置。均用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于行政处罚决定书最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
页码用4号半角白体细阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
