____公司文书档案管理规定
年 月 日 （200 ）办字第 号
1．总则
为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。
2．适用范围
归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。
3．原则
公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
4．文件材料的收集管理
坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
5．办公室收集
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
6．主管部门收集
6．1 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
6．2 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
6．3 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
7．各部门专（兼）职文书的职责
7．1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
7．2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
7．3 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
8．归档范围
8．1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
8．2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
8．3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
8．4 本公司的请示与上级机关的批复。
8．5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
8．6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
8．7 信访工作材料。．
8．8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8．9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
8．10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
8．11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
9．平时归卷
各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
10．案卷目录
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
11．资料送交
公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
12．登记
专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放人平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
13．案卷质量
为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
14．归档资料
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。
15．档案检查
档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。
16．本规定自公布之日起施行。
